La digitalización en las empresas da pasos agigantados, incluidos los restaurantes. En el contexto de la gestión del día a día de un negocio de restauración, la tecnología juega un papel fundamental, pues se ha convertido en una necesidad. Actualmente, los hosteleros que no opten por sistemas de gestión digitalizados, están en problemas.
Un ejemplo claro es la introducción de la factura electrónica obligatoria en España. Esta normativa obliga a todos los empresarios y profesionales a expedir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales.
Con su entrada en vigor, todos los restaurantes en España están obligados a implementar la facturación electrónica en sus transacciones comerciales. Aunque no es una novedad en el sector, los cambios en la ley han generado una gran interrogante para los hosteleros. Por ello, en este artículo te aclaramos todas las cuestiones en torno a la obligatoriedad de la facturación electrónica.
¿Qué es una factura electrónica?
Tal y como recoge el Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública, “una factura electrónica es un documento que se emite en formato electrónico que posee los mismos efectos legales que una factura de papel convencional”.
Su única diferencia radica en su forma de emisión, ya que en el caso de las digitales se crea y se envía a través de un sistema informático que garantiza una serie de requisitos como la legibilidad, autenticidad e integridad del contenido.
¿Qué dice la Ley sobre la obligatoriedad de la factura electrónica?
Desde el año 2015, es obligatoria la factura electrónica para Ayuntamientos y otras administraciones públicas en su relación con sus proveedores.
Con la llegada de la Ley Crea y Crece, se introduce la obligatoriedad a las empresas en sus relaciones comerciales con otros profesionales. La ley recoge en el artículo 12 lo siguiente:
“Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”
Asimismo, aclara que las empresas con una facturación anual superior a ocho millones de euros deben cumplir con la facturación electrónica un año después de la aprobación del reglamento, mientras que el resto de las empresas tienen un plazo de dos años.
Objetivos de esta ley de facturación digital
La nueva obligatoriedad de la factura electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales es una medida que tiene diversos objetivos:
- Combatir la morosidad, haciendo más fácil el seguimiento de las facturas y sus plazos de pago.
- Digitalizar las relaciones comerciales.
- Facilitar la transición digital en las empresas, principalmente en las pymes.
- Reducir costes en las transacciones comerciales
- Facilitar la transparencia en el tráfico mercantil.
- Aumentar el control para evitar el fraude fiscal.
¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria?
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece, se prevé que se apruebe a finales de 2024 y entre en vigor a principios de 2025, pero los plazos dependen de la facturación de las empresas.
Las empresas con un volumen de facturación anual mayor a los ocho millones de euros tienen un año -desde la entrada en vigor del reglamento de la factura electrónica- para aplicar la factura electrónica obligatoria en todas sus operaciones comerciales.
En cambio, las empresas y autónomos con una facturación anual menor a los ocho millones de euros, tienen dos años, después de la entrada del reglamento, para empezar a emitir facturas electrónicas.
Sanciones por no disponer de programas de facturación electrónica
Todas las empresas y autónomos que, estando obligados, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas, pueden ser sancionados. La multa por no emitir las facturas electrónicas y cumplir los requisitos legales asciende a los 10.000 euros.
Beneficios de la facturación electrónica para restaurantes
La implantación de la factura electrónica tiene múltiples ventajas para los restaurantes, bares y cafeterías:
- Reduce costes: se eliminan los costes de impresión, envío y almacenamiento de las facturas en papel.
- Agiliza los procesos: las facturas electrónicas se pueden procesar de forma automática, lo que reduce el tiempo de gestión.
- Eficiencia: mayor control y transparencia en las operaciones financieras.
- Sostenibilidad: menor uso de papel y reducción de la huella ambiental.
- Modernización: es una herramienta clave para la digitalización del negocio.
- Control fiscal: mejora la detección del fraude fiscal.
¿Cómo emitir factura electrónica en tu restaurante?
Para emitir facturas electrónicas, lo primero que necesitas es un software de facturación que cumpla con la normativa, como Last.app, que integra esta funcionalidad de manera sencilla en su sistema de TPV. Este tipo de software permite generar facturas en formato digital, firmarlas electrónicamente y enviarlas directamente a tus clientes, cumpliendo con todos los requisitos legales y fiscales establecidos por la Agencia Tributaria.
Además, es fundamental almacenar correctamente las facturas durante el tiempo exigido por la ley (mínimo cinco años), algo que también puede gestionarse a través de soluciones en la nube. La clave está en asegurarse de que tanto tu sistema como tu equipo estén preparados para adaptarse a este cambio, lo que hace que el proceso sea más eficiente, rápido y económico.
